Il preventivo si compone di una prima parte recante diverse informazioni riguardanti i dati anagrafici del cliente (inseribili da un archivio, con la possibilità di effettuare numerose ricerche e filtri), la descrizione e l’oggetto dell’offerta, le informazioni per la ricerca del documento, la possibilità di associare file di qualsiasi tipo al preventivo (es. fotografie o disegni) e soprattutto le modalità di calcolo di costi e prezzi.

Impostazione dei parametri standard di costi e prezzi:

A livello di costi è possibile stabilire una valorizzazione iniziale degli articoli o delle voci inserite in base a:
- “costo base”: costo lordo o di listino;
- “costo netto”: costo al netto degli sconti di acquisto;
- “ultimo costo”: costo effettivo relativo all’ultima registrazione d’acquisto in magazzino;
- “costo medio”: media pesata dei costi rilevata dalle registrazioni d’acquisto.
- "fornitore abituale": il costo applicato dal fornitore associato all'articolo selezionato

Per quanto riguarda la valorizzazione del prezzo di vendita del materiale è possibile stabilire, nei parametri generali, l’utilizzo di:
- uno dei 3 listini standard associati a ciascun articolo,
- un ricarico percentuale sul costo,
- tre ulteriori maggiorazioni a cascata

PreWimp consente di gestire separatamente la manodopera, i costi aggiuntivi, i costi di posa, quelli accessori e quelli amministrativi e i relativi ricarichi.
Questo per gestire separatamente le valorizzazioni delle voci che compongono il preventivo e quindi per una precisione molto superiore.
Le impostazioni appena descritte sono di carattere generale, infatti il preventivo consente di stabilire impostazioni specifiche per ogni riga inserita nel preventivo, con la possibilità di gestione di blocchi di voci in contemporanea.

Nella seconda parte del documento vengono impostati alcuni parametri generali, tra i quali, le opzioni di calcolo, i prospetti IVA generali, l'accesso da parte di altri utenti al documento, e altre funzioni statistiche. Tutti questi dati sono di tipo generale e possono quindi poi essere reimpostati e variati a livello di singola riga del documento.

Nella terza parte del documento si trova il corpo vero e proprio del preventivo; in questa fase si possono aggiungere e inserire nuove righe di articoli, mano d’opera, voci composte, costi aggiuntivi o semplici righe descrittive, divisioni di capitolo, totali parziali e generali.

La ricerca dell’articolo da inserire è assistita da numerosi filtri e motori di ricerca, tra cui quella che permette di trovare un codice in base ad una o più parti della sua descrizione o quella che consente di salvare macro gruppi di articoli in base a nomenclatura, fornitore, marca, serie, famiglia, etc....

Ogni riga inserita nel preventivo può essere corredata da una descrizione aggiuntiva, senza limiti di estensione, importabile da Word, Excel o blocco note.

La struttura del preventivo può essere organizzata sulla base di Capitoli e paragrafi, con relativi totali parziali visualizzabili, volendo, sia a video che su stampa.
A qualche o a tutte le voci inserite nel preventivo è possibile associare il riferimento al computo metrico o al numero di capitolo-paragrafo.

La procedura permette l’inserimento di una o più parti di un altro preventivo agendo come se si facesse un collage di più preventivi; questo è reso possibile da una procedura di copia-incolla molto semplice, che permette inoltre, in fase di incolla, la variazione delle quantità da inserire.

Il menu azioni
Prewimp presenta un vasto menu di azioni speciali (molte delle quali riportate in una toolbar per il richiamo veloce), tra cui il riposizionamento delle righe, l'inclusione o l'esclusione da calcolo o stampa di determinate righe selezionate, l'importazione e l'esportazione dell'intero documento, la modifica di valori e campi, la visualizzazione della struttura e molto altro.

Nella fase di preventivazione si possono utilizzare i kit, oggetti molto importanti per le aziende di impianti. I kit sono, infatti, voci composte formate da articoli, manodopera e costi aggiuntivi. Esempi di utilizzo di kit possono essere quindi voci composte da materiale, ore di manodopera e costi aggiuntivi quali “punti luce”, “punti presa”, “lavabi”, “caldaie”, “quadri”, e così via. Nel corpo del preventivo si potrà poi decidere se esplodere la distinta del kit in modo da far comparire tutti i suoi componenti.

Nei preventivi è comunque possibile aggiungere la mano d'opera, articoli e voci di costo aggiuntive in qualsiasi momento, anche al di fuori di kit e distinte.

Tutte le caratteristiche di ogni singola riga del preventivo possono essere modificate manualmente o in automatico attraverso la combinazione selezione-azione; ovviamente queste modifiche possono essere fatte anche per gruppi di articoli. Le operazioni possibili su una o più righe sono:

- copiare, tagliare, incollare ed eliminare;
- modificare le proprietà di stampa, calcolo e numerazione;
- variare il prezzo;
- aggiornare il listino di vendita;
- modificare i ricarichi;
- impostare costo e coefficiente posa (inserendo nuovi valori o percentuali di variazione);
- modificare gli sconti vendita;
- modificare le quantità.
- includere o escludere la voce dal calcolo totale
- includere o escludere la voce dalla stampa.
Ogni preventivo può inoltre essere rivalutato in base agli aggiornamenti dei listini di acquisto della merce o addirittura in base ad un diverso tipo di costi; ad esempio si può rivalutare un preventivo generato a costo netto utilizzando l’ultimo costo acquisto.
In qualunque momento è possibile controllare i totali, costi e prezzi, del preventivo con la possibilità di poter stampare la videata.

Una volta inserite tutte le informazioni necessarie, si passa alla stampa su carta o a video (anteprima), il formato con cui appaiono i dati cambia in base al report di stampa selezionato; questi possono essere scelti da un elenco comprendente numerosi report standard, ampliabile con stampe personalizzabili in base alle esigenze dell’utente.

PreWimp si appoggia al potente motore di stampa di Crystal Reports, un software specifico per la gestione dei dati di stampa.
A questo, PreWimp associa anche il proprio motore di stampa che, attraverso l’impostazione di filtri e parametri, permette di impostare i dati che si vogliono passare al documento da stampare.

Tutte le informazioni contenute all’interno di ogni preventivo possono essere trasferite alla stampa e posizionate in base al senso logico o all’aspetto grafico preferito.

Tutte le stampe di Approdo Globe Impianti sono, infatti, parametrizzabili e configurabili con logo, impostazioni grafiche e dati necessari all’utente.

Qualunque anteprima di stampa è esportabile in diversi formati, ad esempio Word, Excel e HTML, Acrobat PDF e inviabile via e-mail o fax direttamente dalla procedura.