In pratica il modulo di Archiviazione Documentale può essere utilizzato per associare documenti elettronici o intere cartelle di qualsiasi formato ed estensione in numero illimitato a moltissime voci del programma, tra le quali:
- Anagrafiche clienti
- Anagrafiche fornitori
- Anagrafiche clienti potenziali
- Cantieri
- Reparti di Magazzino
- Terzisti
- Articoli
- Kit (macrovoce comprendente materiale, manodopera e altre voci di costo; es: quadro elettrico, punto luce, lavabo, caldaia, etc.)
- Preventivi
- Commesse
- D.d.t.
- Registrazioni di magazzino
- Ordini fornitori
- Fatture
- Inserimento della manodopera e voci di costo in commessa
- Registrazioni contabili
- Eventi aziendali
- Appuntamenti in agenda
- …

Il programma permette di allegare i documenti, dare una descrizione e un dettaglio al file, associarlo alla voce o a un documento, collegarlo con una commessa e girare il tutto a un utente interno. Una volta allegato, può essere visualizzato in anteprima in qualsiasi momento (ammesso che il programma o il visualizzatore associato al file sia installato sul computer), stampato, aperto, modificato.
Il modulo consente anche di pilotare lo scanner per acquisire immagini o documenti cartacei; in questo caso l’associazione alla voce può avvenire in modo automatico.

Un recente studio sul ‘Documento Digitale’ realizzato da NetConsulting per conto di InfoCamere ha evidenziato i costi in generale, spesso nascosti, di una gestione documentale ‘tradizionale’. Ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro all’anno.
In generale ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte generando un costo di 18 euro per documento. Per quanto riguarda l’archiviazione dei documenti, generalmente un documento su 20 viene perduto. Il 3% dei documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi è stato stimato in 120 euro.